ייעול התקשורת מול הלקוחות

התקשרות מול הלקוחות מתנהלת באמצעות שליחה וקבלה של הודעות בערוצים המקובלים: מיילים ומסרונים (SMS או WhatsApp).

ההודעות משמשות לתכתובות הקשורות בפעילות השוטפת או השנתית: בקשות ותזכורות למסירת חומר או מסמכים חסרים, הודעות אוטומטיות על גובה התשלומים השוטפים לאישור וכדומה.

בשיטה זו, בה התקשורת הינה בהודעות ובאופן מלא ודו כיווני, מופחתת בצורה דראסטית התקשורת הטלפונית עם הלקוחות, כך שמנהלי החשבונות והחשבים מתפנים להגיב/לשלוח הודעות, בזמן המתאים להם ובצורה מרוכזת, והכל בלחיצת כפתור.

ביטול הצורך במילוי או העתקת סכומים לדיווח

הדיווחים והתשלומים השוטפים לכל המוסדות (מע"מ, מקדמות וניכויים) מתבצעים באופן אוטומטי, וזאת ללא צורך בהזנה של הסכומים שכבר חושבו! הדבר מתאפשר בזכות שתי יכולות ייחודיות של המערכת: האפשרות לקלוט מידע לדיווח מכל תוכנות הנהח"ש והשכר הנפוצות בשוק, והשנייה - ההתממשקות של המערכות לכל הרשויות, לצורך השידור והתשלום עצמם.

חסכון וייעול זמן העובדים

בנוסף לצימצום כמות הזמן המושקעת בתקשורת מול הלקוחות, ובכמות הזמן המושקעת בהעתקות נתונים ומילוי דוחות, כפי שמתואר בסעיפים לעיל, מאפשרת המערכת, עבודה במקביל על כל תיקי הלקוחות ע"י יותר מעובד אחד.

ממשק פשוט

בפיתוח התוכנה הושקעו שעות רבות בתכנון הממשק, והתוצאה המיוחלת היא ממשק משתמש אינטואיטיבי וידידותי ובו כל הנתונים הרלוונטיים מתרכזים במסכים ראשיים. במשך כל תקופת הדיווחים או הטיפול בדוחות, אין צורך בפתיחת תפריטים ומסכים שונים או רשימות נוספות להשלמת המידע הדרוש. כמו כן הממשק מספק גמישות בתצוגת המידע הרלוונטי, בהתאם לשלבי ההתקדמות במשימות, בעזרת סינונים וסימונים מותאמים אישית.

צמצום פוטנציאל השגיאות וה"פספוסים" בדיווחים

הדבר החשוב ביותר למשרדים הוא שימור הלקוחות עצמם. בני אנוש מועדים לטעות, לשכוח או להחמיץ מטלות (או חלקים מהן) בעיקר במהלך תקופות לחוצות, כגון תקופת הדיווחים החודשיים אצל מנהח"ש. טעויות שלהן השפעה ישירה על רמת המקצועיות של המשרד בעיני הלקוחות, ואף עלולות להעמיד בסיכון את שאלת המשך קיום הקשר בין המשרד ללקוחותיו. המערכת מפחיתה משמעותית את הצורך בהתערבות אנושית בקליטת המידע וארגונו בדיווחים השוטפים, או באיסוף ובארגון המידע לדוחות השנתיים, ובדרך זו מסייעת למנוע "תקלות" נפוצות וכואבות. זאת בנוסף לכלים שונים הכלולים בתוכנה, שמטרתם לשפר את השליטה על הנתונים הדרושים לביצוע הפעולות וההחלטות. הכלים מובאים בצורת מידע השוואתי או מרוכז ומתומצת, מעקבים שונים, תזכורות מובנות ועוד.

תיעוד והיסטוריית הדיווחים וההתקשרויות

גישה נוחה למידע היסטורי בכל התחומים - דיווחים קודמים ולאופן בו שולמו, התכתובות עם הלקוחות, דוחות שנים קודמות/שומות, משימות שהושלמו, פניות מייצגים ועוד.